Пандемия ускорила проникновение новых технологий в розницу, это касается и инкассации с использованием автоматизированных депозитных машин (АДМ). До недавнего времени онлайн-инкассацию применяли в основном крупные ритейлеры, генерирующие большой и стабильный объем наличной выручки. Однако в последнее время появился тренд использования АДМ в небольшой рознице, а также в других отраслях, отличающихся небольшим или сезонным потоком наличных, например, в гостиничном бизнесе. В этом материале мы расскажем, как осуществила переход на онлайн-инкассацию сеть отелей Radisson в Москве и какие бизнес-задачи с ее помощью удалось решить. Кейс интересен тем, что пока в России гостиничный бизнес достаточно редко использует АДМ, и отели Radisson стали первооткрывателями услуги онлайн-инкассации для этого сегмента.

Зачем переходить на онлайн-инкассацию?
Многие компании перешли на самоинкассацию во время пандемии, опасаясь сбоев с приездом инкассаторов и проблем с зачислением выручки на счет в ситуации, когда появились связанные с коронавирусом ограничения и запреты.

Сеть отелей Radisson решила попробовать новую услугу еще два года назад, до того как началась пандемия. Тогда для сети отелей основным преимуществом по сравнению с обычной инкассацией стало быстрое зачисление наличной выручки на счет компании.

Вот что рассказала главный бухгалтер Radisson Slavyanskaya Hotel Наталия Симонова: «При «классике» мы сдаем деньги перевозчику сегодня, а видим их на счете в лучшем случае завтра. Если инкассация происходит в пятницу, раньше понедельника денег на счете мы не увидим. АДМ нивелировала этот разрыв. Кроме того, теперь нам не приходится ежедневно готовиться к визиту бригады перевозчика: собирать сумку с деньгами, заполнять сопроводительную ведомость, передавать выручку вооруженным инкассаторам».

Первой перешла на онлайн-инкассацию гостиница «Славянская» в 2019 году. Новый способ передачи наличности в качестве эксперимента предложил попробовать Газпромбанк.

В отеле достаточно быстро оценили удобство АДМ – моментальное зачисление наличной выручки на расчетный счет и независимость от графика заездов бригады инкассаторов – и приняли решение больше не возвращаться к классической инкассации.

Что выбрать – АДМ или самоинкассацию в банкомате?
До того как перейти на онлайн-инкассацию при помощи АДМ, Radisson пробовала перейти на самоинкассацию и начала использовать общедоступные банкоматы от одного из банков. Но вскоре сотрудники увидели, что при этом способе работы с наличностью существует ряд серьезных рисков.

Во-первых, эти устройства установлены в людных местах, и, когда нужно проинкассировать крупную сумму, приходится это делать у всех на виду, подвергаясь опасности нападения злоумышленников. Во-вторых, общедоступные банкоматы быстро заполняются и периодически бывают неисправны. В этом случае отелю приходится откладывать инкассацию как минимум до следующего дня, нарушая четкую периодичность обязательного порядка инкассации наличных средств.

Главный бухгалтер Radisson Collection Hotel Марина Магомедова рассказала: «Оценив все риски, мы отказались от самоинкассации и решили выбрать для себя надежного партнера-инкассатора из числа банков, с которыми мы уже сотрудничали. Именно в этот момент Газпромбанк предложил нам попробовать онлайн-инкассацию с помощью АДМ. Изначально мы опасались, что нашим сотрудникам бухгалтерского отдела будет сложно привыкать к новому процессу, ведь большинство из них – люди старшего возраста. От них можно было бы ожидать консервативности и сопротивления новым технологиям. Но на деле получилось иначе – система настолько понятна, логична и проста в управлении, что пользоваться ею коллеги научились почти сразу. Сейчас мы все очень довольны тем, что АДМ избавляет нас от ряда трудоемких задач. На тот момент отели Radisson стали первооткрывателями услуги онлайн-инкассации для гостиничного бизнеса».

Цена и размер: выбор Radisson
Для Radisson переход на онлайн-инкассацию оказался выгоден – тарифы на инкассацию снизились. В гостинице уверены, что даже если бы стоимость была сопоставима с классической инкассацией, то выгоды при использовании АДМ перевешивают возможные расходы.

Важным оказался и размер депозитной машины. Как правило, в отелях помещение, где располагается главная касса, очень небольшое. В Radisson Slavyanskaya Hotel установлена депозитная машина Moniron компании Profindustry: она занимает совсем немного места, не мешает работе и перемещениям по офису.

Наталия Симонова, главный бухгалтер Radisson Slavyanskaya Hotel, считает, что стоит внимательно отнестись к размеру депозитной машины: «Как правило, в отелях помещение, где располагается главная касса, очень небольшое. Поэтому и для нас, и для большинства наших коллег важны компактные размеры АДМ. С этой точки зрения депозитная машина Moniron компании Profindustry подошла нам идеально: она занимает совсем немного места, не мешает работе и нашим перемещениям по офису».

Как АДМ решает специфические вопросы отелей при работе с наличностью
Примерно 15% от всей выручки отеля Radisson – это наличные. До использования АДМ вопрос инкассирования наличной выручки находился под постоянным контролем из-за необходимости соблюсти баланс между объемом денег в кассе, чтобы избежать нехватки оборотных средств, и объемом инкассируемой наличности. В процессе работы часто возникают непредвиденные случаи, когда необходимы наличные, а ты уже «инкассировался», боясь превысить установленный лимит. Сейчас этот вопрос решен: в конце рабочего дня кассиры проводят инкассацию с абсолютной уверенностью, что сегодня потребности в дополнительной ликвидности не возникнет.

Также закономерно, что в гостиничном бизнесе сложно заранее предсказать процент наличной выручки в течение дня: чаще всего гости расплачиваются картой, но бывают дни, когда доля наличных денег очень высока. И в этой ситуации АДМ становится незаменим: в любой момент в течение рабочего дня мы можем внести скопившиеся деньги в АДМ и почти сразу увидеть их на расчетном счете.

Работая с депозитной машиной, сотрудники не переживают о том, что инкассаторы задержатся в пути, или о том, что банкомат самоинкассации окажется неисправен. Они вносят выручку в АДМ в любом случае: даже при отключении интернета устройство примет деньги, задепонирует их и отправит в банк, как только восстановится интернет-соединение.

Главные бухгалтеры Radisson Slavyanskaya Hotel и Radisson Collection Hotel сходятся во мнении, что онлайн-инкассация с применением АДМ – одно из самых удачных решений для гостиничной сферы. Особенно отмечают независимость от времени приезда инкассаторов, безопасность, минимальный уровень трудозатрат, а также возможность моментального использования денежных средств после инкассации в безналичном обороте.

Полная версия публикации на портале Retail.ru

Автоматизации инкассации на платформе Moniron Cash Connect: оптимизация обработки торговой выручки и онлайн-зачисление денег на расчетный счет с помощью автоматизированных депозитных машин Moniron ADM 6.